Nejdražší je systém, který nikdo nechce používat: jak na implementaci informačního systému

Nový informační systém má firmě nebo instituci ušetřit čas, zpřehlednit agendu a odstranit tabulky, které si každé oddělení vede po svém. Přesto se řada implementací protáhne, prodraží, nebo skončí tak, že lidé systém obcházejí a dál pracují postaru. Problém přitom málokdy leží v samotném softwaru. Mnohem častěji je chyba v přípravě, komunikaci a v tom, jak se systém dostane k lidem.

01

Začněte procesy, ne výběrem systému

Častou chybou je začít výběrem dodavatele a teprve potom řešit, jak má systém fungovat. Pak se buď organizace přizpůsobuje softwaru, nebo se software draze upravuje na míru procesům, které by bylo lepší nejdřív zjednodušit.

Takovou implementaci jsme prošli například ve velmi specifickém prostředí výzkumné organizace. Začali jsme zmapováním procesů: jak se schvalují cesty, jak putují dokumenty, jak se plánuje rozpočet, jak se zadávají veřejné zakázky. Už při mapování se ukázalo, že řadu kroků lze zjednodušit nebo úplně vypustit. Teprve s takto vyčištěnými procesy jsme šli do implementace komplexního systému, který pokryl spisovou službu, cestovní náhrady, ekonomiku a rozpočet, veřejné zakázky, personalistiku i skladové hospodářství. Podrobnosti o této zakázce najdete v referencích.

Mapování přitom ukáže víc než jen to, kdo co dělá. Některá oddělení mají agend hodně, jiná méně. Samotný počet ale nic neříká. Důležité je, jak moc jednotlivé agendy zatěžují: kolik času zaberou, kolik lidí potřebují a z kolika útvarů. Deset rychlých procesů může být menší zátěž než jeden složitý.

Opakovaně jsme při mapování narazili na procesy, které se dělaly vlastně jen „do šuplíku“. Často šlo o složité a náročné postupy, do kterých se zapojovali lidé z mnoha oddělení. Výsledkem byl dokument nebo přehled, který se jen uložil a dál s ním nikdo nepracoval. Neexistoval pro něj žádný legislativní ani jiný důvod. Šlo o práci pro práci, která zbytečně vytěžovala lidi, kteří mohli dělat něco užitečnějšího.

02

Dodavatel je partner, ne protivník

Úspěšná implementace stojí na úzké spolupráci s dodavatelem. Dodavatel zná svůj systém, klient zná svou organizaci, a někdo musí obě strany propojit. Proto je dobré mít na straně klienta člověka nebo tým, který rozumí procesům i technice a umí požadavky přeložit do jazyka, kterému dodavatel rozumí. Ušetří to desítky zbytečných schůzek i dodatečných úprav.

03

Testujte po částech a s reálnými lidmi

Spustit všechno najednou je riskantní. Osvědčilo se nám nasazovat systém postupně, modul po modulu, a každý z nich před ostrým spuštěním důkladně otestovat.

04

Návody, které lidé opravdu použijí

Sebelepší systém nefunguje, pokud mu uživatelé nerozumí. Součástí projektu proto musí být i metodiky a návody. Z praxe víme, že tlusté manuály nikdo nečte. Mnohem lépe funguje kombinace stručných návodů krok za krokem a krátkých videonávodů, ke kterým se člověk může kdykoli vrátit — nejlépe přímo v systému.

Kdo chtěl víc podrobností, dostal se z této nápovědy jedním kliknutím do knihovny psaných návodů a videonávodů. Ani videa jsme nedělali dlouhá. Připravovali jsme je zvlášť pro jednotlivé klíčové kroky procesu nebo schvalování, takže každé trvalo jen chvilku a řešilo jednu konkrétní věc.

Přechod na nový systém byl díky tomu pro stávající zaměstnance mnohem pohodlnější. K návodům se mohli kdykoli vrátit a připomenout si, jak dál postupovat. To je důležité hlavně u agend, které se nedělají každý den. Kdo vyúčtovává pracovní cestu jednou za půl roku, nemusí si pamatovat každý krok — stačí mu vědět, kde najde nápovědu.

05

Pět otázek před každou implementací

Implementace informačního systému není IT projekt, ale změna způsobu práce celé organizace. Kdo to bere v úvahu od začátku, získá systém, který lidé používají rádi — a ne takový, který jen obcházejí.